Редактор писем электронной почты

Редактор писем электронной почты — это программа или веб-интерфейс, в котором пользователь создаёт, форматирует и отправляет электронные сообщения. В отличие от простого текстового поля (только голый текст), редактор позволяет добавлять жирный шрифт, курсив, списки, картинки, ссылки, вложения, изменять цвет и размер букв.

Основные возможности

Форматирование текста. Выделение жирным (важные фразы). Наклонный шрифт (курсив) для терминов или цитат. Подчёркнутый текст (редко, путают со ссылками). Зачёркнутый (показывает удалённые фрагменты). Размер шрифта от мелкого до крупного. Цвет текста (чёрный, красный, зелёный, синий). Выравнивание по левому краю, центру, правому краю, ширине.

Списки и отступы. Маркированный список (кружочки, квадратики). Нумерованный список (цифры, буквы). Увеличение отступа (вложенные пункты). Уменьшение отступа (вернуться на уровень выше).

Вставка элементов. Гиперссылки (текст, по которому можно кликнуть и перейти на сайт или другой документ). Картинки (из файла или по ссылке). Таблицы (строки и столбцы, заливка ячеек). Смайлы (эмодзи) для эмоций. Символы (копирайт, торговая марка, градус, стрелки, математические знаки). Разделительная линия (горизонтальная полоса).

Проверка орфографии. Автоматическое подчёркивание красным слов с ошибками. Предложения исправлений при клике правой кнопкой мыши. Выбор языка проверки (русский, английский, другие). Игнорирование терминов и имён (добавление в словарь).

Черновики и шаблоны. Автосохранение каждые 30–60 секунд (чтобы не потерять письмо при сбое). Сохранение черновика вручную (закрыл окно — письмо не пропало). Шаблоны часто используемых писем (например, ответы на частые вопросы, поздравления, напоминания). Вставка шаблона одним кликом, затем редактирование под конкретного получателя.

Подпись (автоподпись). Текст, который автоматически добавляется в конец каждого нового письма. Обычно содержит имя, должность, компанию, телефон, сайт, адрес, ссылки на соцсети. Может содержать логотип (картинку). Можно настроить разные подписи для разных почтовых ящиков (рабочий и личный).

Вложения. Добавление файлов с компьютера (фото, документы, таблицы, презентации, архивы). Отображение списка вложений перед отправкой. Возможность удалить вложение и добавить другое. Ограничение по размеру (обычно 10–50 мегабайт на письмо). Предупреждение, если вложения слишком большие (предлагает отправить через облачное хранилище).

Текстовый редактор (только текст)

Простейший вариант. Только голый текст, без форматирования (нет жирного, курсива, цвета, картинок, таблиц). Работает во всех почтовых программах и на всех устройствах. Нельзя случайно изменить шрифт или цвет, который получатель увидит не так, как вы. Рекомендуется для деловой переписки (не отвлекает от содержания). Не подходит для рассылок и писем с вёрсткой (меню, кнопки, картинки).

Визуальный редактор

Расширенный вариант. Есть форматирование (жирный, курсив, списки, таблицы, картинки, ссылки, цвет). Можно создать красивое письмо с логотипом, кнопками, меню, фоновым рисунком. Не все почтовые сервисы одинаково отображают форматирование (в одном будет красиво, в другом — «поедет» вёрстка). Письма с визуальным редактором тяжелее (больше размер, дольше загружаются). Могут попадать в папку «Спам», если содержат много картинок и ссылок.

Выбор редактора

Для деловой переписки (контрагенты, заказчики, партнёры, начальники). Текстовый редактор (без форматирования). Максимальная совместимость (письмо одинаково выглядит на всех устройствах). Нельзя случайно вставить картинку, которая не откроется у получателя. Не отвлекает от содержания (читают текст, а не любуются шрифтами).

Для друзей и знакомых. Любой, удобный вам. Можно и с форматированием, и без. Главное, чтобы вам было удобно печатать.

Для рассылок (новости, акции, анонсы). Визуальный редактор. Красивое оформление повышает доверие и кликабельность. Нужно тестировать письмо в разных почтовых сервисах (отправить себе на два-три разных ящика и проверить). Обязательно делать текстовую версию (если картинки не загрузятся).

Для программистов и технарей. Текстовый редактор с подсветкой кода (если нужно вставить кусок программы). Моноширинный шрифт (все буквы одинаковой ширины) для ровного отображения кода и таблиц.

Скрытые возможности

Перенос текста на новую строку. Принудительный разрыв строки (перевод каретки) без создания нового абзаца. Используется в стихах, адресах, списках, когда нужно перенести текст, но не оставлять большой отступ.

Неразрывный пробел. Пробел, который не позволяет разорвать строку на этом месте. Используется в инициалах (Иван Иванович не разорвётся на Иван и Иванович), в датах (25 декабря), в номерах телефонов.

Проверка получателей перед отправкой. Программа предупреждает, если поле «Кому» пустое (вы забыли вписать адрес). Проверяет, нет ли опечаток в адресе (например, mail без точки). Напоминает про вложения (вы написали «прикрепляю файл», но забыли его добавить).

Отмена отправки (отложенная отправка). Вы нажали «Отправить», но письмо не ушло сразу, а встало в очередь на 5–30 секунд. За это время вы можете нажать «Отменить» и исправить ошибку. Полезно, если вы забыли вложение или написали не тому человеку.

Безопасность

Шифрование. Письмо шифруется на вашем компьютере, передаётся в зашифрованном виде, расшифровывается только у получателя. Даже если перехватят, не прочитают. Требуется обмен ключами (сложно для обычных пользователей). Используется для коммерческой тайны, врачебной тайны, адвокатской тайны, персональных данных.

Цифровая подпись. Подтверждает, что письмо действительно от вас, а не от мошенника. Гарантирует, что письмо не было изменено в пути. Требуется электронная подпись (выдаётся удостоверяющим центром). Используется в судах, госорганах, крупных компаниях.

Предупреждение о подозрительных ссылках. Редактор проверяет ссылки в письме перед отправкой. Если ссылка ведёт на фишинговый сайт (поддельный сайт банка, почты, соцсети), выводит предупреждение. Не даёт отправить письмо, пока вы не подтвердите, что ссылка безопасна.

Частые ошибки

Забыли вложение. Написали «прикрепляю фотографии», но забыли прикрепить. Хороший редактор напомнит: «Вы упомянули вложение, но не добавили файлы. Отправить без вложений?».

Неправильный получатель. Автодополнение подставило не того Ивана (а их у вас в адресной книге трое). Отправили письмо с секретной информацией не тому человеку. Проверяйте поле «Кому» перед отправкой.

Отправили черновик. Начали письмо, сохранили черновик, потом открыли, дописали, но забыли удалить старый текст внизу. Получатель видит и чистовой вариант, и черновик. Проверяйте письмо целиком перед отправкой.

Слишком большой размер. Вложили 10 фотографий по 10 мегабайт, получилось 100 мегабайт. Почтовый сервер отклонит письмо, получатель не сможет его скачать (ограничение 10–50 мегабайт). Сжимайте фотографии перед отправкой или используйте облачные хранилища.

Ответ всем. Вам пришло письмо в коллектив (50 человек). Вы нажали «Ответить всем» вместо «Ответить». Ваше личное сообщение увидели все 50 коллег. Прежде чем нажать «Ответить всем», подумайте, действительно ли это нужно всем.